La productivité est au cœur de toute entreprise ou organisation prospère. Dans le monde d’aujourd’hui, qui évolue rapidement, l’utilisation des bons outils et des bonnes stratégies pour maximiser la productivité peut faire la différence entre le succès et l’échec dans la concurrence mondiale.
Les outils de productivité de l’intelligence artificielle (IA) modifient la façon dont les gens travaillent. Ils vous aident à optimiser le flux de travail et à maximiser l’efficacité. Des bots de réunion IA qui peuvent transcrire les notes de réunion pour vous aux assistants de messagerie intégrés, si vous cherchez à en faire plus en moins de temps, j’ai testé les meilleurs outils de productivité IA pour vous aider à en faire plus en 2023.
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Quels sont les meilleurs outils IA de productivité ?
J’ai testé la majorité des plateformes ci-dessous. En fonction de vos besoins, j’ai été surpris de constater à quel point certains de ces outils m’ont aidé à devenir productif.
Voici un bref aperçu des produits :
Trevor AI – Gestionnaire de tâches et planificateur IA
Lorsque nous pensons à la productivité personnelle, beaucoup d’entre nous imaginent des agendas en cuir, des calendriers ou une liste de choses à faire pour organiser la gestion de nos tâches. Bien qu’il existe des centaines d’applications et de logiciels qui ont tenté de gérer cela numériquement, Trevor est l’un des rares à avoir mis en œuvre la technologie de l’IA pour stimuler votre productivité.
Trevor va plus loin que la simple création d’une liste de tâches et la mise en place de rappels :
- Glisser-déposer des fonctionnalités de votre liste de tâches dans votre calendrier.
- Intégration de tiers avec Todoist, Google et Outlook, pour n’en citer que quelques-uns.
- Des fonctionnalités de blocage du temps pour vous permettre de travailler en profondeur (pensez à minimiser les distractions !).
Expérience utilisateur Trevor
En plus de l’expérience de planification par glisser-déposer, vous pouvez maintenant demander à Trevor d’ajouter une tâche. Non seulement il créera la tâche, mais il vous suggérera la durée de la tâche et l’endroit de votre emploi du temps qui sera le plus optimal.
Il s’intègre ensuite à l’agenda Google de l’utilisateur, que vous pouvez facilement partager avec votre équipe ou votre partenaire. Grâce à ses capacités de blocage du temps, vous êtes sûr de devenir le maître de votre productivité avec Trevor AI, l’outil de productivité ultime.
Prix de Trevor
La version gratuite de Trevor AI vous permet d’optimiser vos compétences en matière de gestion du temps grâce à son planificateur et à son gestionnaire de tâches. La version pro ne coûte que 3,99 $ par mois et permet une assistance personnalisée de l’IA afin qu’elle puisse estimer correctement le temps nécessaire à chaque tâche qui vous est propre.
Verdict de Trevor : Si vous êtes à la recherche d’un calendrier numérique abordable et doté d’une IA pour vous aider à gérer votre emploi du temps, Trevor est une excellente option.
Motion AI – Gestion du temps extraordinaire
Motion AI est une autre application de calendrier IA qui porte la planification et la programmation à un niveau supérieur grâce à la programmation par ordre de priorité intégrée. C’est comme si vous aviez un assistant personnel IA pour prioriser vos tâches, planifier vos réunions et bloquer du temps pour le travail essentiel, le tout en une seule application.
Je suis peut-être un peu partial sur ce point car après l’avoir testé, je l’utilise personnellement et je l’adore. Voici ce qu’il fait :
- Son algorithme crée l’emploi du temps parfait. Si vous ne terminez pas une tâche à temps, il réorganise automatiquement votre emploi du temps.
- Choisissez de donner la priorité au travail qui doit être fait et créez des tranches de temps de “travail approfondi” pour minimiser les interruptions.
- Ils disposent d’un planificateur IA de réunions pour bloquer du temps pour votre travail personnel et pour les réunions, afin que votre temps soit mieux utilisé.
- Ils proposent des options de gestion individuelle et d’équipe.
Expérience utilisateur
Lorsque j’ai commencé à utiliser Motion AI, la courbe d’apprentissage était relativement faible. J’ai facilement compris comment créer mon horaire de travail, ajouter des événements, créer des tâches avec des échéances strictes et souples, et bien d’autres choses encore.
Ce que j’aime le plus, ce sont les alertes. Lorsqu’un projet prend beaucoup plus de temps que vous ne le pensiez au départ, vous recevez des alertes vous indiquant que vos autres projets ne respecteront pas leurs échéances. Ainsi, vous savez que vous devez travailler un peu plus ou que vous pouvez vous fixer des attentes réalistes quant à la date à laquelle les choses seront terminées.
Tarifs
Pour les utilisateurs mensuels, vous dépenserez 34 $ par mois pour leur application de calendrier AI ou 20 $ par utilisateur et par mois pour la version Teams.
Verdict : Si vous êtes à la recherche de la meilleure application de productivité pour gérer votre emploi du temps, votre liste de tâches et votre agenda quotidien, je vous recommande d’utiliser Motion.
Timely – Logiciel d’IA de suivi du temps
Les logiciels de suivi du temps ne sont pas un concept nouveau. Il s’agit d’un moyen efficace pour les entrepreneurs et les entreprises de suivre le temps qu’ils ont consacré à un projet ou à une tâche. Que ce soit à des fins de facturation (heures facturables) ou pour mieux connaître l’emploi du temps, le suivi du temps est un mal nécessaire.
C’est là qu’intervient Timely. Il s’agit d’un outil alimenté par l’IA qui suit automatiquement votre temps sur votre bureau. Il fonctionne en arrière-plan pendant que vous travaillez et vous fournit un rapport sur le temps que vous avez consacré à différentes tâches, qu’il s’agisse d’e-mails, de réunions ou de communications.
Pour Teams, il donne aux utilisateurs individuels une idée du temps qu’ils passent sur un projet et ne permet pas de faire des captures d’écran ou d’autres manœuvres invasives en matière de vie privée.
- Si vous êtes un travailleur indépendant, vous pouvez suivre avec précision le temps que vous passez sur les projets en quelques clics pour facturer correctement.
- S’intègre à toutes les applications tierces importantes que vous utilisez, telles qu’Asana, Gmail, Harvest ou Azure.
- Il peut aider à surveiller les activités des employés, mais les données sont privées. Il ne s’agit pas d’une surveillance intrusive comme d’autres.
Tarification
Pour un utilisateur individuel, vous payez 20 $ par mois pour un nombre illimité de projets.
Verdict de Timely : Je pense que Timely est un excellent outil de productivité IA pour les freelances qui ont besoin de suivre leur productivité sur des clients et des projets individuels.
TimeBro – Application de suivi du temps sur le bureau
Tout comme Timely, TimeBro est une autre application de bureau de suivi du temps qui vous indique combien de temps vous passez au cours de votre journée de travail. Là encore, ces informations ne sont pas communiquées à votre patron ni utilisées à des fins de surveillance. Elles sont utilisées uniquement pour vous aider à améliorer votre productivité.
- Il vous fournira des rapports détaillés à la seconde près sur l’utilisation de votre temps (documents Word, courriels, etc.). Il s’agit de l’endroit où vous êtes actif, et non de l’onglet que vous avez ouvert.
- Vous pouvez joindre un logiciel unique que votre entreprise utilise pour suivre le temps.
- Vous pouvez modifier les plages horaires si vous avez besoin de rattacher un projet à un client.
Prix de Timebro
Le principal inconvénient de l’application est qu’il faut s’engager pour un minimum de trois mois ; il n’y a pas d’option mensuelle.
Verdict de Timebro : Cette application s’adressant davantage aux professionnels, c’est une excellente option pour ceux qui ont des heures facturables, comme les informaticiens ou les avocats.
Otter AI – Services d’IA de transcription
Les réunions sont réputées pour anéantir tout espoir de productivité. Si vous êtes un cadre ou un dirigeant de haut niveau et que votre emploi du temps est bloqué par des heures de réunions successives, comment pouvez-vous prendre le temps de travailler en profondeur ?
C’est facile : il s’agit d’Otter AI.
Otter AI est un logiciel piloté par l’IA qui peut écouter et transcrire vos notes de réunion pour vous (c’est comme si vous aviez votre propre secrétaire personnel !) Vous pouvez même envoyer un robot IA à vos réunions Zoom pour prendre des notes et résumer les informations importantes en votre nom.
- Laissez Otter prendre vos notes de réunion à votre place et résumer les points à retenir.
- Stockez et partagez tous les fichiers audio de vos réunions.
- Otter identifie les noms des intervenants pour que vous sachiez qui a dit quoi.
- Vous pouvez vous entraîner au jargon des affaires, ce qui est très important pour les secteurs de la technologie, de la santé et d’autres niches très spécialisées.
Tarifs d’Otter AI
Pour seulement 30 $ par mois, j’ai été surpris de constater que vous obtenez 100 heures de dictée. Je pense que c’est une bonne quantité pour une PME.
Verdict : Otter AI est l’une des meilleures applications de productivité du marché, à mon avis. Les réunions sont l’un des principaux moyens de gagner du temps. Si vous n’avez pas besoin de participer ou de contribuer directement à une réunion, optez pour Otter.
Bit.AI – Collaboration documentaire AI
Avez-vous déjà écrit quelque chose sur Google Docs, pour ensuite l’envoyer via Teams et le partager via cinq autres plateformes différentes ? Je pense que nous sommes tous passés par là, et c’est pourquoi Bit.AI est une fantastique plateforme centrale de collaboration documentaire.
Après l’avoir testé, il s’agit essentiellement d’un Google Docs ou d’un Microsoft Word super intelligent. Vous pouvez ajouter des widgets spéciaux, de la musique, des vidéos, des liens internes et externes, du code et bien plus encore, le tout dans une interface extrêmement conviviale.
En gros, imaginez un document de groupe sur lequel vous travaillez, qu’il s’agisse d’un article, d’une proposition ou d’un projet. Mais au lieu d’avoir seulement les documents, vous pouvez insérer TOUT ce dont vous avez besoin dans ce document. Vous avez des icônes colorées où les gens commentent les mises à jour. L’interface est tout simplement magnifique.
Les choses que j’ai le plus aimées en jouant avec les outils sont les suivantes :
- Tout est littéralement regroupé au même endroit. Plus besoin d’envoyer un courriel avec des photos et des vidéos en pièce jointe dans un nuage et des documents dans un autre.
- Il existe des centaines de modèles pour commencer, que ce soit pour vous aider à organiser vos notes de réunion ou votre gestion de projet.
- Un suivi du temps permet de savoir combien de temps une personne a passé sur un document. C’est très utile pour suivre les heures facturables d’un projet.
Prix de Bit AI
Vous dépenserez 20 $ par membre et par mois, ce qui est très bien pour les petites organisations, mais cela peut devenir coûteux pour les grandes entreprises. Je recommande aux entreprises comptant un grand nombre d’employés de demander des devis personnalisés.
Verdict de Bit AI : Si vous cherchez à gagner du temps dans la collaboration documentaire entre les membres de votre équipe, bit.ai a une interface fantastique avec beaucoup plus de fonctionnalités que le traditionnel Google.
Beautiful AI – Présentations de diapositives plus rapides
Si vous ou votre organisation organisez couramment des présentations internes ou destinées à la clientèle, il est peut-être temps de dépasser les bases traditionnelles et fastidieuses de PowerPoint.
Beautiful AI est un outil d’IA qui permet de créer des présentations professionnelles impressionnantes qui surprendront tous vos spectateurs (mais qui ne vous prendront que la moitié du temps de création).
- Il existe des centaines de modèles prédéfinis et de photos d’archives à choisir pour faire ressortir vos informations.
Les fonctions d’édition sont très intuitives ; il n’y a pas de courbe d’apprentissage abrupte lorsqu’il s’agit d’effectuer des transitions rapides. - J’adore le fait que vous puissiez attribuer des diapositives aux membres de votre équipe. L’époque où chacun créait sa propre diapositive et où quelqu’un passait une heure à l’assembler est révolue.
Les automatisations sont AUTOMATIQUES. Voilà un concept novateur, n’est-ce pas ? Nous savons tous combien de temps nous passons à ajouter ces secondes de transition.
Le verdict de Beautiful AI : Nous savons tous que la majorité du temps passé sur les présentations est consacré à la conception. Augmentez votre productivité en créant une présentation de niveau professionnel en deux fois moins de temps.
Ellie AI – Rédiger des e-mails plus rapidement
Vous passez beaucoup de temps à répondre à des e-mails ? Voici Ellie AI, un outil étonnant qui vous aidera à reprendre le contrôle de vos courriels. Il s’agit d’une extension Google Chrome, qu’il vous suffit de télécharger et de lier à votre courrier électronique.
C’est un peu comme si vous aviez un rédacteur d’IA dans votre compte de messagerie. Si vous souhaitez refuser une demande, il vous suffit de cliquer sur “refuser” et l’outil génère automatiquement un e-mail complet pour vous.
Pour les cadres et dirigeants de la C-suite qui ne veulent pas perdre cinq heures ou plus à répondre à des courriels, cela vous permettra de gagner un temps précieux dans votre processus de communication. Voici un aperçu rapide de tout ce qu’il fait :
- Elle peut comprendre les courriels et les fils de discussion précédents afin d’élaborer votre prochaine réponse – l’intelligence artificielle à son meilleur.
- Ellie ne parle pas que l’anglais, car vous pouvez rédiger des réponses en plusieurs langues.
- Il réduit le processus de rédaction d’un email de cinq minutes à cinq secondes.
Prix d’Ellie
Si vous ne répondez qu’à dix e-mails par jour, le prix n’est que de 16 $ par mois. C’est plus abordable, mais si vous ne répondez qu’à dix emails par jour, je ne vois pas en quoi c’est avantageux. C’est pratique et c’est plus un luxe.
Verdict d’Ellie : Si vous traitez des dizaines d’e-mails par jour, cette solution vous aidera à accélérer votre temps de réponse.
Lavender AI – Personnaliser plus rapidement les campagnes de sensibilisation à froid
Si vous cherchez à améliorer vos campagnes de prospection par courrier électronique, Lavender peut vous aider à rendre ce processus plus efficace et personnalisable.
Lorsque vous créez un e-mail, vous voyez apparaître une fenêtre contextuelle qui vous donne des recommandations pour rendre votre e-mail plus attrayant. Il est également possible d’obtenir des informations uniques sur votre destinataire à partir de comptes sociaux tels que LinkedIn, de manière à ce qu’elles soient disponibles à côté de votre e-mail.
Il y a encore quelques problèmes lorsque je l’ai testé, mais j’y vois un énorme potentiel pour l’avenir.
Prix de Lavender
Si vous avez une grande équipe de sensibilisation à l’entreprise, 49 $ par utilisateur peut vite devenir coûteux. Heureusement, ils vous offrent une période d’essai de sept jours, ce que je recommande vivement.
Verdict de Lavender : Si vous cherchez à accélérer et à augmenter votre succès en matière de prospection à froid, Lavendar AI est peut-être à prendre en considération car il vous offre des widgets de profil social dans votre prospection par email.
ProofHub – La gestion de projet par l’IA
Proofhub a été absent du marché pendant un certain temps, mais il fait maintenant son retour avec sa puissante suite de collaboration et ses capacités d’intégration de l’IA.
Pour ceux qui ne connaissent pas Proofhub, il s’agit essentiellement d’un outil de gestion de projet en ligne qui centralise toutes les tâches, les délais, la communication et la délégation d’équipe dans un seul espace.
Voici quelques-unes de leurs fonctionnalités les plus remarquables :
- Plusieurs outils de visualisation de projet, des tableaux aux calendriers en passant par les tableaux de bord. Ainsi, vous savez toujours où vous en êtes dans votre projet.
- Pour les chefs de projet, vous pouvez déléguer des tâches à des coéquipiers, leur donner des délais, approuver ou ajouter des commentaires à des ébauches de travail, et même suivre le temps passé.
- Axé sur la communication – il permet d’intégrer des personnes dans des conversations, de suivre les discussions et de ne plus jamais être victime d’un malentendu.
- L’entreprise a investi dans des rapports pilotés par l’IA pour s’assurer que vous êtes toujours sur la bonne voie.
- Un accès API et des applications mobiles sont disponibles.
Prix de Proofhub
En ce qui concerne la tarification, c’est l’une des seules options qui offre des frais fixes, ce qui signifie que vous ne paierez pas par utilisateur comme d’autres options sur le marché.
Verdict de Proofhub : Si vous devez jongler avec plusieurs projets avec une équipe virtuelle, pensez à ProofHub. La communication est excellente, ce qui permet à tout le monde d’être sur la même longueur d’onde, quel que soit l’endroit du globe où l’on se trouve.
Notion AI – Gérer efficacement vos projets
Notion AI est une entreprise très en vogue depuis sa création, et elle est au sommet de son art lorsqu’il s’agit d’investir dans l’intelligence artificielle. Comme d’autres plateformes de gestion de projets, Notion AI offre tout ce que l’on est en droit d’attendre, notamment la délégation de tâches, des outils de communication et des fonctions de partage de fichiers.
Ce qui distingue Notion AI, c’est sa technologie innovante d’intelligence artificielle capable de lire des documents, des courriels et d’autres communications dactylographiées pour vous aider à comprendre le sentiment qui se dégage des conversations et même à évaluer le type de travail effectué par les personnes.
- L’assistant de Notion AI vous aidera à rédiger vos documents plus efficacement et plus rapidement. Vous pouvez cliquer sur des éléments tels que “améliorer l’écriture” ou “changer le ton” et voir l’assistant IA améliorer votre texte pour vous.
- Grâce à son assistant de rédaction doté d’une IA, Notion peut créer pour vous des brouillons dans vos projets d’équipe. Les membres de l’équipe disposent ainsi de plus de temps pour apporter des changements significatifs, des modifications et des recommandations. Ils passent moins de temps à rédiger des documents inutiles.
- Leur “Wikis” est un espace idéal où vous pouvez centraliser toute la documentation de votre entreprise, de l’avancement des tâches à la culture d’entreprise, et garder tout le monde sur la même longueur d’onde.
Prix de Notion AI
Lorsque j’ai jeté un coup d’œil sur le prix de Notion AI, j’ai été honnêtement surpris. Je pense qu’ils pourraient s’en sortir en facturant beaucoup plus que ce qu’ils font actuellement.
Verdict de Notion AI : Si votre équipe est à la recherche d’une plateforme de gestion de projet puissante avec des capacités d’IA et des intégrations, Notion AI est sans aucun doute l’un des meilleurs outils de productivité sur le marché.
Jasper – Créer du contenu plus rapidement
Si votre entreprise est engagée dans le processus de création de contenu, un outil de rédaction à base d’IA est indispensable. Voici Jasper, un puissant outil de génération de contenu piloté par l’IA. Cet outil rend la création de contenu plus rapide, plus facile et plus efficace en permettant aux équipes de générer du contenu de haute qualité avec l’aide de la technologie de l’IA.
Voici un bref aperçu de ce dont Jasper est capable :
- Rédaction : Jasper peut rédiger des contenus attrayants tels que des articles de blog, des messages sur les médias sociaux, des tweets et des histoires courtes.
- Art : Jasper peut créer des illustrations créatives pour des logos, des bannières, des cartes de visite et d’autres projets numériques.
- Recherche : Jasper est doté de capacités de recherche ontologique pour vous aider à trouver des informations pertinentes rapidement et efficacement. Veillez toutefois à vérifier tout ce que vous trouvez, car tous les chats et ressources GPT3 peuvent produire des résultats incorrects.
- Édition : Jasper est en mesure d’éditer et de relire le contenu écrit pour s’assurer qu’il répond aux normes de qualité et d’exactitude.
Prix de Jasper
La seule chose que je n’aime pas, c’est que vous payez au mot. Cela peut être une bonne chose si vous ne l’utilisez pas beaucoup, mais si vous avez besoin d’écrire beaucoup, cela peut finir par vous coûter très cher.
Verdict de Jasper : Si vous créez du contenu, la réalité est que toutes les grandes entreprises emploieront l’IA pour produire plus de contenu en moins de temps. Vous devez prendre le train en marche si vous voulez rester compétitif et Jasper est l’un des meilleurs.
Que sont les outils de productivité de l’IA ?
Un outil de productivité IA est un système logiciel qui exploite l’intelligence artificielle (IA) pour optimiser vos tâches de travail afin que vous puissiez en faire plus en moins de temps. Grâce aux progrès considérables réalisés dans le domaine du traitement du langage naturel (NLP), les applications d’IA sont désormais capables de comprendre, de synthétiser et même de générer des informations plus rapidement que jamais.
De la gestion de projet à la création de contenu en passant par la veille stratégique, les outils de productivité de l’IA offrent aux entreprises la possibilité d’économiser du temps et des ressources tout en fournissant aux employés des solutions plus efficaces pour l’optimisation des flux de travail.
Avantages des outils d’IA pour la productivité
Si vous n’utilisez pas encore d’outils basés sur l’IA, voici quelques raisons pour lesquelles vous devriez y réfléchir :
- Efficacité accrue : Les outils d’IA peuvent automatiser les tâches fastidieuses et chronophages, libérant ainsi des ressources humaines qui peuvent se consacrer à des tâches plus complexes et plus intéressantes.
- Des résultats plus précis : Les algorithmes d’IA sont conçus pour analyser de grandes quantités de données rapidement et avec précision, ce qui les rend idéaux pour les processus de prise de décision. Ils peuvent le faire à des vitesses beaucoup plus rapides que les humains.
- Réduction des coûts : L’automatisation à l’aide d’outils d’IA peut entraîner des économies à long terme, car il n’est pas nécessaire d’engager et de rémunérer du personnel supplémentaire pour certaines tâches banales.
- Évolutivité : Les entreprises en croissance peuvent utiliser la technologie de l’IA pour accéder à de nouvelles ressources sans avoir besoin de personnel ou d’équipements supplémentaires, ce qui leur permet de faire évoluer leurs opérations rapidement et efficacement. Je pense que cela sera absolument essentiel pour que les petites et moyennes entreprises (PME) puissent être compétitives aujourd’hui.
Cas d’utilisation et exemples de productivité de l’IA :
Si vous vous demandez quels domaines de votre flux de travail et d’un outil de productivité IA peuvent vous aider, alors voici quelques exemples. Cette liste n’est certainement pas exhaustive et je suis certain que nous allons assister à une explosion de nouveaux outils dans les années à venir.
- Création de contenu
- Suivi du temps
- Planification de réunions et d’événements
- Optimisation des médias sociaux
- Collecte de données
- Gestion des tâches
Autres Ressources :
- Jasper AI vs Copy AI 2023 : Quel est le MEILLEUR rédacteur IA ?
- 5 meilleurs logiciels de création de vidéos par IA pour YouTube (critiques honnêtes)
- 13 meilleurs logiciels d’animation par IA pour la création et l’entreprise
- Les meilleurs traducteurs IA [ applications et services de traduction par IA pour les entreprises] (2023)
- 9 meilleurs logiciels de présentation IA en 2023 pour réussir votre prochain pitch
- 5 meilleurs générateurs d’arrière-plan IA pour des images parfaites
- 11 meilleurs logiciels de recrutement par IA pour trouver des talents exceptionnels (2023)
Foire aux questions (FAQ)
Comment l’intelligence artificielle peut-elle accroître la productivité ?
Les outils d’intelligence artificielle permettent aux entreprises d’automatiser les tâches banales ou répétitives. Ainsi, vous et votre équipe pouvez consacrer plus de temps à des compétences humaines essentielles telles que la créativité et la résolution de problèmes, et moins de temps à des tâches insignifiantes.
Quels sont les exemples d’outils de productivité de l’IA ?
Parmi les exemples, on peut citer les robots de réunion IA qui vous aident à transcrire et à résumer les réunions, les outils de planification automatisés, les assistants de messagerie IA qui vous aident à automatiser votre boîte de réception, et les outils de support client IA qui vous aident à répondre rapidement aux demandes des clients. Il ne s’agit là que de quelques exemples.
